ANALISIS INVENTORY SYSTEM BERBASIS ERP
(Studi
Kasus Pada Minimarket Lok Jaya Kota Batam)
June Alvina1,
Immanuel Zai2, Rizni Aulia
Qadri3, Khesi4, Maryati5, William6,
Selina. Ng7
Universitas Internasional Batam
Email: 2141108.june@uib.edu1,
immanuel.zai@uib.edu2, rizni@uib.edu3,
2141236.khesi@uib.edu4, 2141215.maryati@uib.edu5,
2141026.william@uib.edu6, 2141253.selina@uib.edu7
Abstrak
Penelitian ini bertujuan
untuk menganalisis supply chain management berbasis ERP pada persediaan
Minimarket Lok Jaya. Adapun teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini berupa teknik analisis
data kualitatif. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa metode pengendalian persediaan yang diterapkan oleh pemilik usaha Minimarket Lok Jaya
adalah perpetual inventory system. Kegiatan pengendalian persediaan yang dilakukan oleh pemilik usaha tersebut
dapat melacak inventaris secara real time apabila dikelola dengan baik. Namun, jenis pengendalian persediaan yang diterapkan membutuhkan fokus, waktu, dan tenaga dalam jumlah yang besar. Oleh karena itu, tim penulis menyarankan
pemilik Minimarket Lok Jaya untuk menerapkan
metode EOQ agar dapat mengetahui kuantitas jumlah dan waktu yang tepat dalam melaksanakan
pesanan sehingga pemantauan tidak harus dilakukan setiap hari untuk memastikan ketersediaan stok.
Kata
kunci: ERP; Perpetual Inventory System; EOQ; pengendalian persediaan
Abstract
This study aims to analyze
ERP-based supply chain management in Lok Jaya Minimarket inventory. The data
analysis techniques used in this study are qualitative data analysis
techniques. The results showed that the inventory control method applied by the
Lok Jaya Minimarket business owner was a perpetual inventory system. Inventory
control activities carried out by these business owners can track inventory in
real time if managed properly. However, the type of inventory control
implemented requires a large amount of focus, time, and effort. Therefore, the author
team advises Lok Jaya Minimarket owners to apply the EOQ method in order to
find out the right quantity, quantity and time in executing orders so that
monitoring does not have to be done every day to ensure stock availability.
Keywords: ERP;
Perpetual Inventory System; EOQ; Inventory Control
Pendahuluan
Inventory atau persediaan merupakan salah satu aset perusahaan
berupa barang atau bahan yang disimpan dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggan
Minimarket Lok Jaya merupakan sebuah minimarket
yang menyediakan berbagai macam kebutuhan rumah tangga, seperti bahan pangan dan peralatan rumah tangga. Minimarket
ini telah berdiri sejak tahun 2016 dan berdomisili di Kota Batam, Provinsi Kepulauan Riau. Dalam menjalankan usahanya, Minimarket Lok Jaya menggunakan
partial ERP berupa sistem
POS (Point of Sale) untuk mengelola segala aktivitas penjualan, pembelian, inventaris, dan pembuatan laporan. Inventaris yang menjadi aspek terpenting
dari logistik, telah menggerakkan pelaku usaha untuk menerapkan berbagai teknik manajemen inventaris yang paling sesuai dengan organisasi mereka dengan tujuan
mencapai hasil terbaik dan meminimalisir biaya yang akan timbul sebagai akibat dari persediaan yang tidak optimal
Kini,
model manajemen persediaan tradisional sudah dianggap tertinggal apabila dibandingkan dengan manajemen persediaan di tengah era informasi karena kurangnya konsep rantai pasok
Penelitian ini bertujuan
untuk menganalisis sistem inventory
management yang dilakukan oleh pemilik usaha Minimarket Lok Jaya
Kota Batam dalam memanfaatkan sistem POS Syscom Pro. Harapannya melalui penelitian ini, tim penulis dapat
memberikan kontribusi kepada pemilik usaha Minimarket Lok Jaya dan usaha
sejenisnya dalam melakukan inventory management yang efektif dan efisien, sesuai dengan skala
bisnis yang dijalankan.
Metode
Jenis penelitian
yang dilakukan oleh tim penulis adalah penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Penelitian
ini menitikberatkan fokus
pada inventory system dan pengendaliannya yang
berbasis partial ERP pada Minimarket Lok Jaya Kota
Batam. Data primer kualitatif yang digunakan oleh tim penulis dalam penelitian
ini adalah hasil wawancara dengan pemilik usaha Minimarket Lok Jaya
mengenai sistem inventory
dan inventory management yang diterapkan dalam menjalankan usahanya. Sementara itu, data
primer kuantitatif yang digunakan
adalah history kebutuhan
persediaan produk Beras Harumas 10 kg pada tahun 2022 untuk melaksanakan simulasi perhitungan metode economic order quantity (EOQ).
Teknik pengumpulan data yang digunakan
oleh tim penulis dalam melaksanakan penelitian ini adalah wawancara dan observasi. Kegiatan wawancara dilaksanakan dengan tujuan untuk memperoleh data
primer mengenai inventory system Minimarket
Lok Jaya Batam. Tim penulis kemudian
melakukan observasi secara langsung terhadap informasi yang diperoleh dari sesi wawancara
dengan pemilik usaha Minimarket Lok Jaya untuk melakukan
analisis terhadap topik utama penelitian.
Hasil dan Pembahasan
Kegiatan usaha
Minimarket Lok Jaya didukung dengan
partial ERP berupa sistem
POS (Point of Sale) untuk mengelola segala aktivitas penjualan, pembelian, inventaris, dan pembuatan laporan. Sistem POS yang digunakan adalah Syscom Pro yang dikembangkan oleh
Syscofindo Computer. Sistem
POS tersebut dilengkapi dengan fitur yang dapat mengintegrasikan berbagai informasi mengenai stock, supplier, langganan,
pembelian, dan penjualan secara real time selama perangkat terhubung dengan internet. Dengan fitur yang ditawarkan oleh sistem POS Syscom Pro, maka sistem ini dapat disebut sebagai sistem ERP partial yang mampu
mengintegrasikan informasi mengenai beberapa elemen usaha dalam
pelaksanaan kegiatan perdagangan Minimarket Lok Jaya.
Fitur Inventory Management pada
Sistem POS Syscom Pro
Dalam pelaksanaan
kegiatan inventory management atau pengendalian persediaan pada toko, pemilik usaha Minimarket Lok Jaya memanfaatkan
fitur pengelolaan stock
yang terdapat dalam sistem POS Syscom Pro.
Fitur pengendalian
persediaan yang terdapat dalam sistem POS Syscom Pro memiliki beberapa fungsi sebagai berikut ini.
1.
Master
stock: untuk menginput jenis produk baru serta
menambahkan jumlah stock pada jenis
produk yang telah ada di dalam sistem
2.
Daftar stock: menampilkan jumlah nilai
persediaan yang tersedia pada toko.
3.
Kartu stock: menampilkan history nomor faktur pembelian persediaan, jumlah SKU yang masuk
dan keluar, serta keterangan.
4.
History
harga beli: menampilkan history harga
beli jenis persediaan tertentu dari waktu ke waktu.
5.
History
harga jual: menampilkan history penetapan harga jual suatu produk tertentu dari waktu ke
waktu.
6.
Informasi saldo stock: menampilkan jumlah daftar
persediaan yang tersedia pada toko.
7.
Daftar profit margin:
menampilkan jumlah margin laba dari masing-masing produk berdasarkan
perbandingan harga jual dengan harga beli yang dilakukan oleh sistem.
8.
Daftar item yang tidak bergerak: menampilkan
jenis persediaan yang tidak pernah laku terjual dalam suatu periode tertentu.
9.
Daftar item yang harus diorder: menampilkan
jenis persediaan yang harus dipesan kembali berdasarkan jumlah minimum stock
yang telah ditentukan pada form master
stock dalam sistem.
10.
Daftar item yang paling laris: menampilkan
urutan jenis persediaan yang paling banyak terjual dalam jangka waktu tertentu.
11.
Penyesuaian stock: untuk menyesuaikan jumlah stok
yang terdapat di toko dengan jumlah stok yang ada di dalam sistem POS. Fitur
ini biasanya digunakan pada saat pelaksanaan stock opname.
Sistem Pengendalian
Persediaan pada Minimarket Lok Jaya Kota Batam
Sistem pengendalian
persediaan yang diterapkan
oleh Minimarket Lok Jaya dalam menjalankan
usahanya adalah perpetual
inventory system. Metode ini merupakan
metode pencatatan persediaan dengan data real
time dan up to date melalui pembaruan informasi dengan perangkat komputer. Metode perpetual inventory system ini kemudian dilakukan oleh pemilik usaha melalui
pemanfaatan fitur pada sistem POS Syscom Pro. Fitur utama yang menjadi panduan pemilik usaha dalam melaksanakan
kegiatan pengendalian persediaan adalah kartu stock.
Pada fitur
kartu stock, pemilik usaha dapat melihat
dan memantau keluar masuknya
persediaan baik melalui transaksi penjualan, pembelian, maupun retur secara terperinci.
Keputusan untuk melakukan restock kemudian dilakukan oleh pemilik usaha berdasarkan
perputaran persediaan yang ditampilkan pada fitur kartu stock. Kegiatan ini dilakukan oleh pemilik usaha setiap harinya
untuk memastikan jumlah persediaan yang memadai guna mendukung kegiatan operasional Minimarket
Lok Jaya. Tentunya, pemantauan
dilaksanakan berdasarkan jadwal sales yang mengunjungi
toko untuk memastikan ketepatan
waktu dalam melakukan pesanan dan ketersediaan produk.
Apabila jumlah persediaan dianggap cukup untuk mendukung kegiatan operasional hingga kunjungan sales pada kali berikutnya,
maka pemilik usaha Minimarket Lok Jaya tidak akan melakukan pesanan pada jenis persediaan tersebut. Sebaliknya, apabila jumlah persediaan dianggap tidak cukup untuk mendukung kegiatan operasional hinga kunjungan sales berikutnya,
maka pemilik usaha akan melakukan
pemesanan untuk memastikan ketersediaan produk. Kegiatan ini dilaksanakan oleh pemilik usaha setiap
harinya secara berkala untuk memastikan kelancaran kegiatan operasional dan menghindari kekosongan produk yang dapat menyebabkan hilangnya kesempatan dalam memperoleh laba.
Pada umumnya,
lead time yang dibutuhkan dari
proses pemesanan persediaan
hingga persediaan tersebut diantar ke tempat adalah 3 hari. Ketika pesanan diantarkan ke Minimarket Lok Jaya, pemilik
usaha ataupun staf toko harus melakukan penerimaan dan pencocokan pesanan sesuai dengan jumlah
yang tertera pada faktur pembelian. Apabila ditemukan ketidaksesuaian, maka petugas yang melakukan pencocokan jumlah pesanan harus segera mengajukan
pengembalian kepada pihak pengantaran dari supplier. Di saat
yang sama juga, Minimarket Lok Jaya akan mengajukan return
terhadap produk yang mengalami
defect. Setelah mengalami serangkaian
proses tersebut, Minimarket Lok Jaya akan menerima dokumen
berupa faktur pembelian (copy), dan nota retur
(asli). Penerimaan kedua dokumen tersebut
kemudian akan ditindak lanjuti oleh pemilik usaha dengan
menginput data pembelian
dan persediaan ke dalam sistem. Selain itu, pemilik usaha juga harus melakukan penyesuaian stok sesuai dengan data pembelian dan return yang telah
dilakukan.
Seluruh proses pengendalian persediaan yang dilakukan pada
Minimarket Lok Jaya tidak dapat
terlepas dari sistem POS Syscom Pro yang merupakan sistem ERP partial
untuk memastikan bahwa data
mengenai persediaan selalu terintegrasi secara real time
dan up to date. Pemilik usaha
senantiasa melakukan pembaruan pada informasi mengenai persediaan untuk memastikan ketersediaan dan kemudahan dalam memperoleh informasi mengenai persediaan yang dimiliki. Apabila pemilik usaha Minimarket Lok Jaya
tidak melakukan input dan pembaruan terhadap persediaan
toko, maka pemilik dan staf toko akan mengalami kesulitan untuk menelusuri informasi mengenai stok. Di sisi lain, informasi yang tidak terintegrasi juga akan menyebabkan peristiwa yang tidak diinginkan, seperti ketidaksesuaian jumlah stok, serta kerugian
yang timbul akibat kurangnya atau lebihnya jumlah persediaan.
Berikut ini merupakan
alur pengendalian persediaan pada Minimarket Lok Jaya.
Gambar 1. Alur Pengendalian
Persediaan pada Minimarket Lok Jaya
Selain melakukan
proses pengendalian persediaan
yang tertera dalam flowchart
di atas, pemilik usaha Minimarket Lok Jaya juga melaksanakan
stok opname secara berkala, yaitu sekali setiap
6 bulan. Stok opname merupakan
kegiatan perhitungan persediaan yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara jumlah stok
yang dimiliki oleh toko pada gudang
dan display dengan jumlah
stok yang terdapat pada database
sistem toko
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap alur pengendalian persediaan pada
Minimarket Lok Jaya, tim penulis
menemukan bahwa pemilik usaha harus
menghabiskan fokus, waktu, dan tenaga dalam jumlah yang besar untuk memastikan keberhasilan pengendalian persediaan yang sedang dijalankan
saat ini. Hal ini dikarenakan
pemilik usaha Minimarket
Lok Jaya harus melakukan pemantauan terhadap kartu stock
pada setiap jenis produk yang dijual secara berkala setiap harinya. Selain itu, jumlah penerimaan pesanan dari supplier yang sering terjadi juga mengharuskan staf dan pemilik toko untuk memberikan perhatian lebih dalam melakukan pencocokan jumlah pesanan untuk menghindari dan meminimalisir kerugian yang akan terjadi akibat
kelalaian. Seluruh proses tersebut dinilai kurang efektif dan efisien dalam proses pengendalian persediaan
Minimarket Lok Jaya.
Tim
penulis kemudian melakukan wawancara secara lebih lanjut dengan pemilik usaha Minimarket Lok Jaya
untuk mengetahui penyebab
dan alasan dari penerapan perpetual inventory system pada Minimarket
Lok Jaya. Hasil wawancara menyatakan
bahwa proses pengendalian persediaan yang dijalankan saat ini bertujuan untuk meminimalisir jumlah biaya yang diinvestasikan pada inventory
agar arus kas tetap berada dalam kondisi
stabil untuk memenuhi kebutuhan usaha pada aspek lainnya. Namun, pemilik usaha mengakui bahwa penerapan jenis inventory system ini dapat
menyita sumber daya manusia dalam
skala yang besar serta menimbulkan biaya pemesanan yang tidak diinginkan.
Dalam menanggapi permasalahan yang dihadapi oleh
Minimarket Lok Jaya terhadap manajemen persediaannya, tim penulis menyarankan penggunaan metode economic
order quantity (EOQ) untuk mengurangi jumlah frekuensi pemesanan yang harus dilakukan oleh pemilik usaha. Menurut Mannulang (2005) dalam
Saat ini, pemilik usaha Minimarket Lok Jaya harus melakukan pemantauan terhadap jumlah persediaan setiap harinya untuk memastikan ketersediaan stok dalam menjalankan
kegiatan operasional. Pemesanan harus dilakukan setiap minggu untuk produk dengan permintaan
tinggi. Namun, pemilik usaha dapat
mencoba metode EOQ untuk melakukan taskiran terhadap jumlah kuantitas pembelian optimal serta mengurangi frekuensi pemesanan untuk menghindari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan yang berlebihan. Dalam hal ini, tim penulis
akan melakukan perhitungan terhadap salah satu produk yang dijual oleh
Minimarket Lok Jaya, yakni Beras
Harumas 10 kg untuk mengetahui
keunggulan metode EOQ jika dibandingkan dengan metode perpetual
inventory system yang diterapkan oleh pemilik usaha saat
ini. Berikut ini merupakan uraian variabel yang dibutuhkan dalam memperhitungkan economic order quantity (EOQ) (data diperoleh dari penjualan historis Mini Market
Lok Jaya pada tahun 2022).
Tabel 1. Variabel Perhitungan
EOQ Produk Beras Harumas 10 kg untuk Periode Tahun
2023
Variabel |
Simbol |
Keterangan |
Nilai |
Jumlah barang |
D |
Jumlah penggunaan persediaan selama satu periode (dalam kasus ini, jangka waktu satu periode adalah 1 tahun) |
1.008
sak |
Harga
satuan |
C |
Harga
rata-rata persediaan pada periode
yang telah ditentukan |
Rp119.480,- |
Biaya pemesanan |
S |
Biaya yang dimaksud dalam hal ini adalah biaya pemrosesan barang, biaya pengiriman barang, dan pajak pembelian pada setiap kali pesanan |
Rp36.000,- |
Biaya penyimpanan |
h |
Dalam kasus ini, biaya penyimpanan yang dimaksud meliputi biaya asuransi gudang, biaya sewa gudang, serta biaya penyusutan
produk. |
Rp12.200.000,- |
Simulasi Perhitungan
Economic Order Quantity (EOQ)
1.
Kuantitas pembelian
optimal untuk periode tahun 2023
EOQ =
=
Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan di atas, diperoleh bahwa jumlah pemesanan ekonomis untuk periode tahun 2023 adalah 79 sak.
2.
Frekuensi pemesanan
barang untuk periode tahun 2023
Frekuensi
pemesanan stok dalam 1 periode dapat diperhitungkan dengan membagikan jumlah
barang yang dibutuhkan dalam 1 periode dengan hasil EOQ yang telah diperoleh.
N
=
Berdasarkan
perhitungan yang telah dilakukan di atas, frekuensi pemesanan yang optimal
untuk periode tahun 2023 adalah sebanyak 13 kali.
3.
Jarak waktu pemesanan
Jika
diasumsikan 1 tahun terdiri dari 360 hari operasional, maka jarak waktu antar
pemesanan adalah sebagai berikut.
Jarak
waktu antar pemesanan =
Hasil
perhitungan menunjukkan bahwa jarak waktu antar pemesanan adalah selama 27,7
hari.
Kesimpulan
Analisis terhadap sistem pengendalian persediaan pada Minimarket Lok Jaya menunjukkan
bahwa inventory management yang diterapkan oleh pemilik usaha Minimarket Lok Jaya adalah perpetual
inventory system. Pelaksanaan pengendalian
persediaan dengan metode tersebut dapat mencatat kuantitas fisik persediaan secara berkelanjutan dan akurat dengan dukungan sistem POS Syscom Pro. Namun, jenis pengendalian
persediaan ini membutuhkan konsistensi dalam pencatatan dan pemantauan sehingga memerlukan fokus, waktu, dan tenaga dalam jumlah
yang tinggi.
Dalam menanggapi permasalahan yang dialami oleh pemilik usaha Minimarket Lok
Jaya, tim penulis menyarankan penggunaan metode economic order quantity (EOQ) untuk mengoptimalisasi kegiatan pengendalian persediaan pada
Minimarket Lok Jaya. Metode EOQ dapat
memperhitungkan kuantitas
optimal pemesanan, frekuensi
pemesanan, dan jarak waktu antar pemesanan
dengan menggunakan data penjualan historis Minimarket Lok
Jaya. Melalui perhitungan
yang dilakukan pada metode
EOQ, pemilik usaha dapat menetapkan kuantitas optimal pemesanan untuk
mengurangi frekuensi pemesanan yang dapat meminimalisir biaya pemesanan yang berlebihan. Selain itu, penerapan metode ini juga dapat menghemat fokus, waktu, dan tenaga yang harus dikorbankan setiap harinya untuk melaksanakan pemantauan dan pengendalian terhadap informasi persediaan pada sistem komputer.
Seluruh kegiatan pengendalian persediaan yang dilakukan dalam Minimarket Lok
Jaya tidak dapat terlepas dari enterprise resource
management (ERP). Melalui penggunaan
sistem POS yang berbasis partial
ERP, pemilik usaha
Minimarket Lok Jaya dapat memperoleh
informasi mengenai persediaan secara real time
dan up to date selama pengelolaan
dijalankan dengan baik.
Jika pemilik usaha sedang mempertimbangkan untuk menerapkan
metode EOQ, kehadiran sistem juga merupakan hal yang krusial untuk melakukan pelacakan data dan perhitungan secara optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Carolina, I., Ramanda, K., Rusman, A., & Akbar, I. (2019). Rancang
Bangun Aplikasi Stock Opname pada PT. Arie Muti Berbasis
Android. INTI Nusa Mandiri, 14(1),
16. https://doi.org/10.33480/INTI.V14I1.544
Fadhyl, R., Ningsih, C., & Sukirman,
O. (2018). Analisis Metode Economic Order Quantity
(EOQ) Dalam Upaya Meningkatkan Efisiensi Pada
North Wood Coffee & Eatery Bandung. The Journal Gastronomy Tourism,
5(2), 7986.
Foster, C., Boullosa,
D., McGuigan, M., Fusco, A., Cortis, C., Arney, B. E., Orton, B., Dodge, C.,
Jaime, S., Radtke, K., Van Erp, T., De Koning, J.
J., Bok, D., Rodriguez-Marroyo, J. A., &
Porcari, J. P. (2021). 25 Years of Session Rating of Perceived Exertion:
Historical Perspective and Development. International Journal of Sports
Physiology and Performance, 16(5), 612621. https://doi.org/10.1123/IJSPP.2020-0599
Halima, H., & Pravitasari,
D. (2022). Penerapan Metode
Economic Order Quantity Sebagai Upaya Pengendalian Persediaan Bahan Baku Tepung Pada Rifani Bakery Blitar. Jurnalku, 2(2), 155166. https://doi.org/10.54957/JURNALKU.V2I2.184
Maulana, Y., & Rois, T. (2018).
Analisis Pengendalian Persediaan
Bahan Baku dengan
Menggunakan Metode Economic Order Quantity (EOQ) Dalam Upaya Meminimumkan
Biaya Produksi pada CV.
DELAPAN-Delapan Kuningan. Indonesian Journal of
Strategic Management, 1(1), 97103. https://doi.org/10.25134/IJSM.V1I1.845
Muchaendepi, W., Mbohwa, C., Hamandishe,
T., & Kanyepe, J. (2019). Inventory Management
and Performance of SMEs in The Manufacturing Sector of Harare. Procedia
Manufacturing, 33, 454461. https://doi.org/10.1016/J.PROMFG.2019.04.056
Mufida, E., Rahmawati, E., & Hertiana, H. (2019). Rancang Bangun Sistem Informasi Inventory pada Salon Kecantikan.
Jurnal Mantik Penusa,
3(3), 99102.
Perera, H. N., Fahimnia,
B., & Tokar, T. (2020a). Inventory and ordering decisions: a systematic
review on research driven through behavioral experiments. International
Journal of Operations and Production Management, 40(78), 9971039.
https://doi.org/10.1108/IJOPM-05-2019-0339/FULL/XML
Perera, H. N., Fahimnia,
B., & Tokar, T. (2020b). Inventory and ordering decisions: a systematic
review on research driven through behavioral experiments. International
Journal of Operations and Production Management, 40(78), 9971039.
https://doi.org/10.1108/IJOPM-05-2019-0339/FULL/XML
Ternando, G., Susena, K. C., & Herlin.
(2018). Analisis Pengendalian Internal atas Persediaan Barang Dagang (Studi Kasus
pada Toko Beras Sinar Jaya
Kota Bengkulu). JAZ: Jurnal Akuntansi Unihaz, 1(1), 5769. https://doi.org/10.32663/JAZ.V1I1.377
Wolinervan der Weg, W.,
Peppelman, M., Elshot, Y. S., Visch,
M. B., Crijns, M. B., Alkemade, H. A. C.,
Bronkhorst, E. M., Adang, E., Amir, A., Gerritsen,
M. J. P., van Erp, P. E. J., & Lubeek, S. F. K. (2021). Biopsy outperforms reflectance
confocal microscopy in diagnosing and subtyping basal cell carcinoma: results
and experiences from a randomized controlled multicentre
trial. British Journal of Dermatology, 184(4), 663671. https://doi.org/10.1111/BJD.19381
Zhao, B., & Tu, C. (2021). Research
and Development of Inventory Management and Human Resource Management in ERP. Wireless
Communications and Mobile Computing, 2021.
https://doi.org/10.1155/2021/3132062